Last updated: 17 July 2026
By accessing or using Kontly ("Service", "we", "us", "our"), you agree to be bound by these Terms of Service. If you are using the Service on behalf of a business or organisation, you represent that you have authority to bind that entity to these Terms.
If you do not agree to these Terms, you must not use the Service.
Kontly is an invite-only financial document management platform for businesses and accounting professionals. The Service enables you to upload and organise financial documents (invoices, receipts, contracts), record and track payments, connect bank accounts, and receive automated financial summary reports.
Access to Kontly is granted by invitation only. You may not register or use the Service without a prior invitation from us.
You are responsible for maintaining the confidentiality of your login credentials and for all activities that occur under your account. You agree to notify us immediately at support@kontly.app if you suspect any unauthorised access to or use of your account.
You may not share your account credentials with any third party or allow any other person to access the Service using your account.
You agree to use the Service only for lawful business purposes and in compliance with all applicable laws and regulations. You must not:
You retain full ownership of all documents and data you upload to the Service. You grant us a limited, non-exclusive licence to store, process, and analyse your data solely for the purpose of providing and improving the Service.
We will not sell your data to third parties or use it for advertising purposes. Your data is processed in accordance with our Privacy Policy.
The Service uses artificial intelligence to extract structured information from uploaded documents (including vendor names, client names, amounts, VAT, dates, and document types) and to categorise bank transactions. Document content is processed by third-party AI providers under data processing agreements. Each document is analysed by the AI multiple times independently to reduce extraction errors, but AI-extracted data may still contain errors or omissions.
The Service enforces a mandatory human review step before any AI-extracted data enters your financial records.After each document is processed, you are required to open the original document and verify every extracted field — including the total amount, VAT amount, dates, vendor, and payment direction — against the source document before clicking “Confirm & submit”.
By clicking “Confirm & submit” on any document, you confirm that you have opened and reviewed the original source document and that the data presented is accurate to the best of your knowledge. This confirmation is your act, not ours. Once confirmed, that data flows into your VAT records, aged debtor/creditor reports, and monthly financial summaries.
We are not liable for financial losses, tax penalties, incorrect filings, or any other consequences arising from errors in data that you have confirmed. If you confirm incorrect data without verifying it against the source document, that is your responsibility, not ours.
The Service offers optional integration with bank accounts via TrueLayer, a regulated open banking provider. By connecting a bank account, you authorise us to retrieve your transaction data on your behalf. Your banking credentials are never shared with us — authentication is handled directly by TrueLayer and your bank.
Bank transaction data is sourced directly from your financial institution via TrueLayer’s open banking API. We display this data as provided and are not responsible for errors, omissions, or inaccuracies originating from your bank or from TrueLayer.
New bank transactions require your confirmation before they are included in any financial report.You are required to review each batch of new transactions against your own bank statement and click “Confirm all” only when you have verified they are correct. By confirming a batch of transactions, you accept responsibility for their accuracy in your financial records.
You may disconnect your bank account at any time through the Service settings or by contacting us.
Kontly is a document management and data extraction tool. It is not an accounting service, bookkeeping service, tax advisory service, or financial advisory service, and nothing in the Service constitutes professional accounting or financial advice.
The financial summaries, VAT figures, P&L data, and aged debtor/creditor reports generated by the Service are based solely on the data you have uploaded and confirmed. They are provided for informational convenience only. You are solely responsible for the accuracy of your financial records, tax filings, and any decisions made based on information provided by the Service.
We strongly recommend that you engage a qualified accountant or tax advisor to review your financial records and filings. The Service is intended to assist you in organising your documents, not to replace professional financial judgement.
The Service is billed per document processed, not by flat subscription tiers: €0.60 for a document's first page and €0.20 for each additional page. Bank statements you import and invoices you create are billed on the same basis. Charges accrue as you use the Service.
In addition, a recurring charge of €5.00 per month applies for each team member you invite to your workspace beyond yourself, for as long as that person remains part of the workspace — independent of document usage.
Accrued charges are invoiced monthly in arrears — that is, after the usage or team membership period has occurred — and collected automatically through Stripe using the payment method you have provided. There is no fixed-term contract to cancel; if you stop using the Service and remove any invited team members, no further charges accrue.
If an invoice cannot be collected, we will restrict access to the Service after a grace period of 7 days from the failed payment, until the outstanding amount is settled. We reserve the right to change pricing with 30 days' notice.
We aim to provide a reliable and available Service but do not guarantee uninterrupted access or error-free operation. We may perform maintenance, release updates, or temporarily suspend the Service with reasonable advance notice where practicable.
We reserve the right to modify or discontinue any part of the Service at any time. Where a change materially reduces the Service, we will provide at least 30 days' notice to active users.
The Service, including its software, design, and content (excluding your data), is owned by or licensed to Kontly and is protected by applicable intellectual property laws. You may not copy, modify, or distribute any part of the Service without our prior written consent.
The Service is provided "as is" and "as available" without warranties of any kind, express or implied. To the fullest extent permitted by applicable law, we disclaim all warranties, including fitness for a particular purpose and non-infringement.
We are not liable for any indirect, incidental, special, or consequential damages arising out of your use of the Service, including financial losses, data loss, or errors in AI-extracted data. Our aggregate liability for any claim arising from these Terms shall not exceed the total fees paid by you in the three months preceding the claim.
Nothing in these Terms limits our liability for fraud, death, or personal injury caused by our negligence, or for any other liability that cannot be excluded by law.
You may terminate your account at any time by contacting us at support@kontly.app. We will delete your data in accordance with our retention policy.
We may suspend or terminate your access without notice if you breach these Terms, misuse the Service, or if required by law. Upon termination, your right to use the Service ceases immediately.
These Terms are governed by and construed in accordance with the laws of the Netherlands, without regard to its conflict of law provisions. Any disputes arising from or in connection with these Terms shall be subject to the exclusive jurisdiction of the courts of the Netherlands.
If you are a consumer resident in another EU member state, you may also be entitled to bring a claim in your country of residence under applicable consumer protection law.
We may update these Terms from time to time. We will notify you of material changes by email at least 14 days before they take effect. Continued use of the Service after changes take effect constitutes your acceptance of the updated Terms.
The current version of these Terms is always available at kontly.app/legal/terms.
For questions about these Terms or to exercise any rights, contact us at: support@kontly.app
Dit is een Nederlandse vertaling van de bovenstaande Engelse Servicevoorwaarden, uitsluitend ter informatie. In geval van tegenstrijdigheid tussen de Engelse en de Nederlandse versie is de Engelse versie leidend.
Door Kontly ("Dienst", "wij", "ons", "onze") te gebruiken, gaat u ermee akkoord gebonden te zijn aan deze Servicevoorwaarden. Als u de Dienst namens een bedrijf of organisatie gebruikt, verklaart u dat u bevoegd bent om die entiteit aan deze Voorwaarden te binden.
Als u niet akkoord gaat met deze Voorwaarden, mag u de Dienst niet gebruiken.
Kontly is een alleen-op-uitnodiging platform voor financieel documentbeheer voor bedrijven en boekhoudprofessionals. De Dienst stelt u in staat financiële documenten (facturen, bonnen, contracten) te uploaden en te organiseren, betalingen te registreren en te volgen, bankrekeningen te koppelen en geautomatiseerde financiële overzichtsrapportages te ontvangen.
Toegang tot Kontly wordt uitsluitend op uitnodiging verleend. U mag zich niet registreren voor of gebruikmaken van de Dienst zonder voorafgaande uitnodiging van ons.
U bent verantwoordelijk voor het geheimhouden van uw inloggegevens en voor alle activiteiten die onder uw account plaatsvinden. U stemt ermee in ons onmiddellijk op de hoogte te stellen via support@kontly.app indien u vermoedt dat er sprake is van ongeautoriseerde toegang tot of gebruik van uw account.
U mag uw accountgegevens niet delen met derden of een andere persoon toestaan de Dienst te gebruiken via uw account.
U stemt ermee in de Dienst uitsluitend te gebruiken voor rechtmatige zakelijke doeleinden en in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving. Het is u niet toegestaan om:
U behoudt de volledige eigendom van alle documenten en gegevens die u naar de Dienst uploadt. U verleent ons een beperkte, niet-exclusieve licentie om uw gegevens op te slaan, te verwerken en te analyseren, uitsluitend met het doel de Dienst te leveren en te verbeteren.
Wij verkopen uw gegevens niet aan derden en gebruiken deze niet voor reclamedoeleinden. Uw gegevens worden verwerkt in overeenstemming met ons Privacybeleid.
De Dienst gebruikt kunstmatige intelligentie om gestructureerde informatie te extraheren uit geüploade documenten (waaronder leveranciersnamen, klantnamen, bedragen, btw, data en documenttypen) en om banktransacties te categoriseren. Documentinhoud wordt verwerkt door AI-aanbieders van derden op grond van verwerkersovereenkomsten. Elk document wordt meerdere keren onafhankelijk door de AI geanalyseerd om extractiefouten te verminderen, maar door AI geëxtraheerde gegevens kunnen nog steeds fouten of omissies bevatten.
De Dienst hanteert een verplichte menselijke controle voordat door AI geëxtraheerde gegevens in uw financiële administratie terechtkomen.Nadat elk document is verwerkt, dient u het originele document te openen en elk geëxtraheerd veld — waaronder het totaalbedrag, het btw-bedrag, data, leverancier en betalingsrichting — te verifiëren aan de hand van het brondocument voordat u op “Bevestigen & indienen” klikt.
Door op “Bevestigen & indienen” te klikken voor een document, bevestigt u dat u het originele brondocument heeft geopend en gecontroleerd en dat de weergegeven gegevens naar uw beste weten juist zijn. Deze bevestiging is uw handeling, niet de onze. Zodra bevestigd, stromen deze gegevens door naar uw btw-administratie, ouderdomsanalyses van debiteuren/crediteuren en maandelijkse financiële overzichten.
Wij zijn niet aansprakelijk voor financiële verliezen, belastingboetes, onjuiste aangiften of andere gevolgen die voortvloeien uit fouten in gegevens die u heeft bevestigd. Als u onjuiste gegevens bevestigt zonder deze te verifiëren aan de hand van het brondocument, is dat uw verantwoordelijkheid, niet de onze.
De Dienst biedt optionele integratie met bankrekeningen via TrueLayer, een gereguleerde aanbieder van open banking. Door een bankrekening te koppelen, machtigt u ons om namens u uw transactiegegevens op te halen. Uw bankinloggegevens worden nooit met ons gedeeld — authenticatie wordt rechtstreeks afgehandeld door TrueLayer en uw bank.
Banktransactiegegevens zijn rechtstreeks afkomstig van uw financiële instelling via de open banking-API van TrueLayer. Wij tonen deze gegevens zoals aangeleverd en zijn niet verantwoordelijk voor fouten, omissies of onnauwkeurigheden die afkomstig zijn van uw bank of van TrueLayer.
Nieuwe banktransacties vereisen uw bevestiging voordat zij in enige financiële rapportage worden opgenomen.U dient elke batch nieuwe transacties te controleren aan de hand van uw eigen bankafschrift en pas op “Alles bevestigen” te klikken wanneer u heeft geverifieerd dat deze correct zijn. Door een batch transacties te bevestigen, aanvaardt u de verantwoordelijkheid voor de juistheid ervan in uw financiële administratie.
U kunt uw bankrekening op elk moment loskoppelen via de instellingen van de Dienst of door contact met ons op te nemen.
Kontly is een tool voor documentbeheer en gegevensextractie. Het is geen boekhoudkundige dienst, administratiedienst, belastingadviesdienst of financiële adviesdienst, en niets in de Dienst vormt professioneel boekhoudkundig of financieel advies.
De financiële overzichten, btw-cijfers, winst-en-verliesgegevens en ouderdomsanalyses van debiteuren/crediteuren die door de Dienst worden gegenereerd, zijn uitsluitend gebaseerd op de gegevens die u heeft geüpload en bevestigd. Zij worden uitsluitend ter informatie verstrekt. U bent zelf volledig verantwoordelijk voor de juistheid van uw financiële administratie, belastingaangiften en eventuele beslissingen die worden genomen op basis van door de Dienst verstrekte informatie.
Wij raden u sterk aan een gekwalificeerde accountant of belastingadviseur in te schakelen om uw financiële administratie en aangiften te controleren. De Dienst is bedoeld om u te ondersteunen bij het organiseren van uw documenten, niet om professioneel financieel oordeel te vervangen.
De Dienst wordt gefactureerd per verwerkt document, niet via vaste abonnementstiers: € 0,60 voor de eerste pagina van een document en € 0,20 voor elke extra pagina. Bankafschriften die u importeert en facturen die u aanmaakt, worden op dezelfde basis gefactureerd. Kosten worden opgebouwd naarmate u de Dienst gebruikt.
Daarnaast geldt een terugkerende vergoeding van € 5,00 per maand voor elk teamlid dat u naast uzelf uitnodigt in uw werkruimte, zolang die persoon deel uitmaakt van de werkruimte — ongeacht het documentgebruik.
Opgebouwde kosten worden maandelijks achteraf gefactureerd — dat wil zeggen nadat het gebruik of de teamlidmaatschapsperiode heeft plaatsgevonden — en automatisch geïnd via Stripe met de door u opgegeven betaalmethode. Er is geen contract voor bepaalde tijd om op te zeggen; als u stopt met het gebruik van de Dienst en eventuele uitgenodigde teamleden verwijdert, worden er geen verdere kosten in rekening gebracht.
Indien een factuur niet kan worden geïnd, beperken wij de toegang tot de Dienst na een respijtperiode van 7 dagen vanaf de mislukte betaling, totdat het openstaande bedrag is voldaan. Wij behouden ons het recht voor de prijzen te wijzigen met een kennisgeving van 30 dagen.
Wij streven naar een betrouwbare en beschikbare Dienst, maar garanderen geen ononderbroken toegang of foutloze werking. Wij kunnen onderhoud uitvoeren, updates uitbrengen of de Dienst tijdelijk opschorten, met redelijke voorafgaande kennisgeving waar praktisch mogelijk.
Wij behouden ons het recht voor om enig onderdeel van de Dienst op elk moment te wijzigen of te beëindigen. Wanneer een wijziging de Dienst wezenlijk vermindert, geven wij actieve gebruikers ten minste 30 dagen van tevoren kennis.
De Dienst, met inbegrip van de software, het ontwerp en de inhoud ervan (met uitzondering van uw gegevens), is eigendom van of in licentie gegeven aan Kontly en wordt beschermd door toepasselijke wetgeving inzake intellectueel eigendom. U mag geen enkel onderdeel van de Dienst kopiëren, wijzigen of verspreiden zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.
De Dienst wordt geleverd "zoals deze is" en "zoals beschikbaar", zonder enige vorm van garantie, expliciet of impliciet. Voor zover maximaal toegestaan onder toepasselijk recht, wijzen wij alle garanties af, met inbegrip van geschiktheid voor een bepaald doel en niet-inbreuk.
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele, bijzondere of gevolgschade voortvloeiend uit uw gebruik van de Dienst, met inbegrip van financiële verliezen, gegevensverlies of fouten in door AI geëxtraheerde gegevens. Onze totale aansprakelijkheid voor enige vordering die voortvloeit uit deze Voorwaarden is beperkt tot de totale vergoedingen die u heeft betaald in de drie maanden voorafgaand aan de vordering.
Niets in deze Voorwaarden beperkt onze aansprakelijkheid voor fraude, overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door onze nalatigheid, of voor enige andere aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten.
U kunt uw account op elk moment beëindigen door contact met ons op te nemen via support@kontly.app. Wij verwijderen uw gegevens in overeenstemming met ons bewaarbeleid.
Wij kunnen uw toegang zonder voorafgaande kennisgeving opschorten of beëindigen indien u deze Voorwaarden schendt, de Dienst misbruikt, of indien dit wettelijk vereist is. Na beëindiging vervalt uw recht om de Dienst te gebruiken onmiddellijk.
Deze Voorwaarden worden beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het recht van Nederland, ongeacht de daarin vervatte conflictregels. Eventuele geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Voorwaarden vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Nederland.
Als u een consument bent die woonachtig is in een andere EU-lidstaat, kunt u mogelijk ook een vordering instellen in uw land van verblijf op grond van toepasselijk consumentenrecht.
Wij kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. Wij stellen u ten minste 14 dagen voordat wezenlijke wijzigingen van kracht worden per e-mail op de hoogte. Voortgezet gebruik van de Dienst na het van kracht worden van wijzigingen geldt als uw aanvaarding van de bijgewerkte Voorwaarden.
De huidige versie van deze Voorwaarden is altijd beschikbaar op kontly.app/legal/terms.
Voor vragen over deze Voorwaarden of om enig recht uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via: support@kontly.app